Drodzy marketerzy, 
z pewnością wiele / wielu z Was stanęło już przed zadaniem stworzenia briefu projektowego i wie jak ten proces może być trudny lub dopiero jest to przed Wami. Poniżej postaramy się przekonać do lepszego i bardziej efektywnego rozwiązania :). Ale zacznijmy od początku.

Brief, to dokument, który prezentuje pozycjonowanie i wartości marki, będący podstawą założeń dla projektowania koncepcji reklamowych. Jest on przewodnikiem dla agencji marketingowej oraz stanowi podstawę weryfikacji koncepcji kreatywnych. To zarazem najważniejszy dokument, na podstawie którego powstaje cały projekt: serwisu internetowego, brandingu, kampanii sprzedażowej itp. Problemy z wypełnieniem briefu mogą pojawić się na różnych etapach i z różnych przyczyn. Czasami w projekcie bierze udział zbyt wiele osób decyzyjnych, aby samodzielnie móc ustalić jedną, ostateczną wersję, a czasami ciężko przelać pomysły, błądzące w myślach, na papier. Dlatego zamiast samodzielnie męczyć się z opracowaniem dokumentu proponujemy zorganizowanie warsztatów breifujących. Mają one na celu zaangażowanie całego zespołu w tworzenie briefu i oszczędzają czas, dodatkowo upewniają w przekonaniu, że wybrana agencja marketingowa doskonale wie, jakie potrzeby i oczekiwania powinna zaspokoić.  

Jak przebiegają warsztaty briefujące?

Opracowaliśmy warsztaty składające się z trzech etapów.

• Pytania startowe – podczas których pytamy o grupę docelową, przebieg procesu sprzedaży i napotykane problemy w jego trakcie, najczęściej zadawane pytania przez klientów, potrzebne przez nich materiały, pytamy również o główny komunikat jaki ma pozostać w świadomości osoby, która weszła na stronę.
• Prezentacja benchmarków – spotkanie to nie tylko lista pytań, ale również prezentacja opracowanych wcześniej materiałów porównawczych. W przypadku serwisu www przykładem mogą być tutaj różne funkcjonalności oraz zastosowania na innych stronach www – np. w jaki sposób zaprezentować usługi, jak zaprezentować strukturę serwisu, jak przedstawić dział handlowy w zakładce „kontakt”, jak wyglądają strony internetowe Państwa konkurencji, zarówno tej w Polsce jak i zagranicą.
• Dyskusja dot. rozwiązań – na bazie zgromadzonego przez nas doświadczenia oraz przeprowadzonego researchu proponujemy wyjściową np. strukturę serwisu. Na bazie zgromadzonych podczas spotkania informacji zostaje ona finalnie ustalona i stanowi podstawę kolejnych etapów prac.

 

Kto powinien wziąć udział w warsztatach ze strony briefowanej firmy?

W zależności od wielkości firmy i ilości komórek organizacyjnych, przede wszystkim powinni to być przedstawiciele działów: marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. Konieczna jest również obecność osoby, która będzie odpowiedzialna za przesyłanie materiałów i kontakt z agencją marketingową. W warsztatach jednak może wziąć udział każdy, a czym więcej osób, tym szersze spojrzenie na organizację i jej potrzeby. Kto wie najwięcej o klientach? Ten, kto z nim ma kontakt na co dzień, tzn. pracownicy działu sprzedaży, którzy mogą borykać się z różnymi problemami, jak np. duża liczba zgłoszeń z formularza dostępnego na stronie internetowej, które nie odnoszą się do działalności firmy, oraz pracownicy obsługi klienta, którzy każdego dnia wysyłają klientom materiały, które mogą być dołączone na stronie np. w formie „do pobrania”. Poznanie występujących trudności każdego działu pozwoli dopasować stronę internetową i jej funkcjonalności nie tylko jako wizytówki firmy i źródła pozyskiwania leada, ale również jako funkcjonalnego oraz przydatnego narzędzia dla każdego pracownika.

 

 

Kto bierze udział w warsztatach ze strony agencji?

Ze strony agencji pojawia się:

• account – czyli osoba nadzorująca pracę nad projektem, dbająca o terminowość, jest to również osoba pierwszego kontaktu w każdym przypadku, czy to zgłaszania uwag, czy to chęci zrealizowania kolejnych projektów,
• UX /UI designer – osoba odpowiedzialna za wygląd serwisu i jego strukturę.

Podczas warsztatów obie te osoby zadają pytania, starają się maksymalnie zaangażować zespół klienta, aby obie strony były zadowolone, tj. agencja otrzymała kompletny brief, a klient sporą dawkę wiedzy.

• Developer - pozycja opcjonalna :) w zależności o charakteru projektu i poziomu skomplikowania. Np. w sytuacji gdy projekt zakłada integrację narzędzi zewnętrznych lub opracowanie indywidualnego narzędzia digitalowego.   

Jakie korzyści niosą za sobą warsztaty briefujące?

• angażowanie pracowników w proces twórczy pozytywnie wpływa na ich morale, sprawia, że czują się potrzebni, ale też przede wszystkim docenieni,
• agencja poznaje komplet infromacji z pierwszej ręki dzięki czemu łatwiej odnajduje się w specyfice branży, oferowanych produktów, problemów z jakimi boryka się marka i celów jakie chce osiągnąć.
• większe prawdopodobieństwo zaakceptowania pierwszych koncepcji graficznych w związku z obecnością na spotkaniu projektanta, który jest w stanie wyłapać i zrozumieć wiele dodatkowych niuansów dot. oczekiwań.       

Jak przygotować się do warsztatów briefujących?

1. Ustal, które zespoły powinny wziąć udział w warsztatach i kto powinien być ich reprezentantem.
2. Wraz z agencją marketingową ustal dogodny termin odpowiadający wszystkim komórkom w Twojej organizacji. Wysyłając zaproszenie do współpracowników poproś ich o aktywność na spotkaniu, bo kluczem do sukcesu w tym przypadku jest otwartość.
3. Agencja będzie prosiła Cię o przesłanie dodatkowych materiałów koniecznych do stworzenia serwisu czy innego projektu. Przygotuj:
   • Posiadane zdjęcia projektów, pracowników, siedziby,
   • Dane liczbowe do zaprezentowania na stronie, jak np. wielkość zatrudnienia, rok założenia, itp.,
   • Księgę znaku,
   • Posiadane materiały reklamowe, z których są Państwo zadowoleni,
   • Testimoniale, referencje, opinie na temat firmy, które chcesz umieścić na stronie.

 Jesteś zaineresowany stworzeniem nowej strony internetowej czy kampanii marketingowej? Chcesz zaangażować swój zespół w pracę nad nim? Skontaktuj się z nami! Napisz na adres [email protected]